Berbicara Efektif

Pembaca yang berkarir sebagai pengajar, salesman, konsultan atau menduduki jabatan-jabatan yang dalam keseharian memerlukan keterampilan berkomunikasi atau berbicara dengan orang lain dengan tujuan untuk menjual gagasan/ide (baik kepada atasan, rekan ataupun pelanggan), memberi penjelasan, atau memberi instruksi kerja, maka keterampilan berbicara efektif adalah suatu hal yang penting dan perlu dikuasai. Keberhasilan dalam berkarir salah satunya ditentukan juga dari keterampilan berbicara efektif.
Berikut ini langkah-langkah praktis yang mungkin dapat membantu untuk meningkatkan kemampuan berbicara efektif, sehingga apabila ada kesempatan ditunjuk menjadi pembicara tidak lagi terjadi ‘demam panggung’, tetapi justru menyenangkan dan sukses.
TAHAP PERSIAPAN PEMBICARAAN
Ada 6 hal yang perlu dipersiapkan dalam berbicara efektif, yaitu: mengapa, siapa, di mana, kapan, apa dan bagaimana.
a. Mengapa: Menetapkan Sasaran
•  Hal pertama yang harus jelas dalam pikiran pembicara adalah menetapkan sasaran pembicaraan. Penetapan sasaran sangat membantu pembicara dalam menentukan arah pembicaraan dan juga bermanfaat dalam memilih bahan yang sesuai dengan sasaran.
Pada umumnya sasaran pembicaraan dapat dikelompokkan berdasarkan tujuan, misalnya mengajar atau melakukan presentasi penjualan, dsb.

b. Siapa: Sidang Pendengar
•  Meneliti sidang pendengar, dapat membantu pembicara dalam menetapkan bahan yang akan disampaikan dan meyakinkan pembicara, bahwa ia menyampaikan bahan pembicaraan kepada sidang pendengar yang tepat.
Hal yang perlu diketahui dari sidang pendengar, antara lain :
(1) Berapa banyak orang yang hadir.
(2) Mengapa mereka hadir di ruang tersebut.
(3) Bagaimana tingkat pengetahuan yang mereka miliki atas topik pembicaraan.
(4) Apa harapan sidang pendengar atas topik pembicaraan dan pembicara.
(5) Bagaimana bauran usia, pendidikan, dan jenis kelamin mereka.
c. Di Mana: Tempat dan Sarana
•  Penting bagi pembicara untuk mengetahui dan memperhatikan tempat pembicaraan akan dilaksanakan.
Berikut ini beberapa hal yang perlu menjadi perhatian bagi pembicara :
(1) Melakukan praktek
Apabila pembicaraan dilaksanakan pada ruang yang besar dan luas, maka akan lebih baik untuk mencoba suara terlebih dahulu, sebelum betul-betul berbicara di depan sidang pendengar.
(2). Mempelajari sarana yang tersedia
Sangat bermanfaat, bila pembicara terlebih dahulu melakukan latihan untuk dapat mengoperasikan tombol-tombol lampu, slide projector, dan OHP (Over Head Projector).
(3) Meneliti gangguan yang mungkin timbul
Pembicara perlu mewaspadai gangguan yang mungkin timbul, misalnya pembicaraan dilakukan dekat pelabuhan udara, sehingga suara pembicara harus dapat mengalahkan suara pesawat terbang. Gangguan-gangguan tersebut dapat mengganggu konsentrasi sidang pendengar.
(4) Tata letak tempat duduk
Tata letak tempat duduk perlu diperhatikan, diatur, dipersiapkan, dan dikaitkan dengan sasaran pembicaraan.
d. Kapan: Waktu
•  Berapa lama waktu yang diperlukan dalam pembicaraan. Pembicara perlu memperhatikan tentang manajemen waktu.
(1). Waktu penyelenggaraan sangat mempengaruhi sidang pendengar.
Biasanya sesudah makan siang dikenal sebagai waktu ‘kuburan’ apabila tujuan pembicaraan adalah untuk mengajar. Sidang pendengar yang sudah makan kenyang, apalagi makanan yang disajikan enak rasanya, akan membuat sidang pendengar lebih tertarik untuk ‘berngantuk ria’ daripada mendengarkan pembicaraan.
(2) Berapa lama waktu yang digunakan dan pentingnya manajemen waktu.
Pembicara perlu memperhatikan waktu, misalnya waktu untuk pembahasan, waktu istirahat untuk minum kopi, atau waktu istirahat makan siang. Agar diperoleh manajemen waktu yang baik, maka diperlukan latihan terlebih dulu. Biasanya waktu aktual dengan latihan lebih panjang sekitar 25%.
(3) Masalah konsentrasi
Sangat sulit bagi sidang pendengar untuk berkonsentrasi penuh selama lebih dari 2 jam. Apalagi bila sidang pendengar merasa bahwa pembicaraan tersebut tidak menarik, tidak bermanfaat, dan tidak berminat. Umumnya seseorang dapat berkonsentrasi penuh pada 20 menit di awal pembicaraan, setelah itu konsentrasi akan menurun sedikit demi sedikit.
e. Apa: Bahan yang Akan Digunakan
•  Agar sasaran pembicaraan dapat dicapai, maka mempersiapkan bahan perlu dilakukan. Berikut ini beberapa saran dalam pemilihan bahan:
(1) Menyusun dan memilih bahan
Susunlah pokok-pokok pembicaraan, sebaiknya pada 45 menit pertama jangan terlalu banyak pokok-pokok yang akan disampaikan.
Dalam pemilihan bahan perlu diperhatikan: sasaran pembicaraan, waktu yang tersedia, sidang pendengar, mana bahan yang harus diberikan dan bahan yang tidak perlu diberikan.
(2) Gunakan contoh
Sederhanakan informasi yang sulit dan kompleks. Gunakan juga contoh-contoh yang benar-benar terjadi dan kaitkan dengan pokok-pokok yang ingin disampaikan.
(3) Membuka dan menutup pembicaraan
Dalam membuka pembicaraan perlu diperhatikan agar dapat menimbulkan minat bagi sidang pendengar, dapat menimbulkan kebutuhan, menuliskan judul pembicaraan, dan menjelaskan sasaran yang akan dicapai.
Dalam menutup pembicaraan, pembicara harus dapat menyimpulkan hal-hal yang telah dibicarakan.
(4) Membuat catatan-catatan apa yang ingin dibicarakan.
Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengingat urut-urutan dalam pembicaraan adalah membuat catatan tertulis dengan menggunakan kartu-kartu. Hal yang dituliskan dalam kartu sebaiknya kata-kata kunci saja dan waktu yang digunakan untuk membicarakan apa yang tertulis di setiap kartu.
f. Bagaimana: Teknik Penyampaian
•  Penggunaan kata merupakan basis dalam berkomunikasi, tetapi dalam kenyataannya keberhasilan dalam pembicaraan tidak hanya ditentukan dari penggunaan kata saja, tetapi justru penggunaan nonkata. Abert Menrabhain dalam penelitiannya menjelaskan, bahwa dalam pembicaraan persentase kontribusi digambarkan sebagai berikut :
•    7% - penggunaan kata
•    38% - penggunaan nada dan suara
•    55% - penggunaan ekspresi muka, bahasa tubuh, dan gerakan tubuh
(1) Pemilihan kata
•  Kata-kata yang digunakan sebaiknya sesuai dengan sidang pendengarnya, begitu juga penggunaan istilah. Sadari bahwa penggunaan kata-kata yang tidak tepat akan menimbulkan masalah.
(2) Teknik penyampaian berita
•  Tidak banyak orang yang mampu menyampaikan berita dengan efektif. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyampaikan berita, antara lain:
•    Gunakan ekspresi dan intonasi yang tepat.
o    Diam sejenak untuk membantu peserta agar dapat mencerna materi yang sudah diterima.
o    Bicara dengan jelas dan teratur/runtut.
o    Bicara dengan volume memadai.
(3) Bahasa tubuh
•  Di samping penyampaian dengan menggunakan kata, maka kesuksesan dalam pembicaraan justru bergantung pada hal yang nonkata, seperti: gerakan tubuh, tangan, kontak mata, cara berdiri, dan ekspresi muka sedih atau senang. Tragisnya yang terjadi adalah, pembicara terpaku di satu tempat seperti patung atau sibuk membaca catatan.
Berikut ini beberapa saran untuk mengatasi masalah tersebut, antara lain :
(1) Tatap mata sidang pendengar
•  Kontak mata pembicara adalah vital untuk mengetahui apakah sidang pendengar mengantuk, bosan, tidak paham, atau nampak tidak tertarik serta untuk mempertahankan minat sidang pendengar atas apa yang disampaikan.
(2) Senyum
•  Hal ini juga merupakan sesuatu yang sangat sulit, apalagi jika pembicara sedang mengalami rasa cemas yang hebat. Manfaat dari tersenyum adalah mengendorkan ketegangan.
(3) Hindari membuat jarak
•  Pembicara perlu mendekatkan diri dengan sidang pendengar. Berdiri di belakang meja atau di belakang papan tulis akan menciptakan jarak dengan sidang pendengar.
(4) Berdirilah yang tegak tapi tidak kaku
•  Berdiri tegak dan kaku, dapat menciptakan ketegangan dalam pembicaraan.
(5) Sadari kecenderungan untuk ‘manerisme’
•  Ini tidak berarti pembicara harus berdiri dengan kaku, tapi gerakan-gerakan tangan perlu ada untuk menguatkan berita yang ingin disampaikan. Hindari terlalu banyak menggunakan gerakan-gerakan yang berlebihan, begitu juga dengan penggunaan kata-kata yang sama dan diulang-ulang.
(6) Berusahalah sewajar mungkin
•  Agar bisa bertingkah laku secara wajar, berhentilah untuk mencemaskan diri sendiri. Cara yang efektif untuk bisa menjadi wajar adalah dengan latihan bicara di depan kamera sehingga pembicara dapat melihat diri sendiri atau bicara di depan teman-teman.
TAHAP PELAKSANAAN PEMBICARAAN
Tahap persiapan merupakan tahap yang paling pokok, dan mempengaruhi keberhasilan pembicaraan. Sehingga dikatakan bila tahap persiapan dilakukan dengan baik dan cermat bisa dipastikan 90% keberhasilan dalam pembicaraan sudah berada di tangan. Tahap lain yang tidak kalah pentingnya adalah pelaksanaan pembicaraan di mana pembicara menyampaikan gagasan atau berita di depan sidang pendengar, dan strategi membuat pembicaraan menjadi hidup.
CARA-CARA MENINGKATKAN KUALITAS PEMBICARAAN
Banyak cara yang dapat digunakan dalam rangka menghidupkan situasi pembicaraan, apalagi bila pembicaraan akan memakan waktu yang cukup panjang. Beberapa alternatif yang dapat digunakan antara lain:
(1) Partisipasi sidang pendengar
•  Metoda diskusi kelompok, dengan cara membagi sidang pendengar menjadi kelompok-kelompok kecil dan kemudian kelompok kecil diminta untuk mempresentasikan hasil kelompok di depan sidang pendengar yang lain, akan meningkatkan partisipasi sidang pendengar.

(2) Sesi untuk tanya jawab
•  Memberi kesempatan kepada peserta untuk mengajukan pertanyaan, dapat menguji apakah pembicaraan sudah dapat ditangkap dengan baik oleh sidang pendengar.

(3) Antusiasme
•  Tunjukkan antusiasme pembicara sewaktu menyampaikan berita.

(4) Situasi yang menyenangkan
•  Ciptakan situasi yang menyenangkan dan tidak menegangkan/mengancam.

(5) Sidang pendengar yang ‘sulit’
•  Tidak seluruh sidang pendengar adalah pendengar yang kooperatif dan positif, mungkin saja ada peserta yang ‘sulit’. Untuk itu disarankan agar tidak menimbulkan pertentangan langsung dengan peserta tersebut atau mempermalukannya di depan teman-temannya.

(6) Gunakan alat bantu
•  Alat bantu dapat mendukung pembicara dalam menyampaikan gagasan atau berita. Tiga kelompok alat bantu yang dapat mendukung pembicaraan adalah menstimuli : Visual, Hearing dan Feeling (VHF).
Visual - ‘flip chart’, ‘white board’, ‘overhead projector’, ‘slide projector’, ‘video clips’
Hearing - musik, ‘sound effects’
Feeling - musik, ‘hand out’, diskripsi secara verbal, contoh-contoh
Keberhasilan sebagai pembicara sangat bergantung pada diri sendiri, apakah ada keinginan untuk mengembangkan diri dalam kemampuan berbicara efektif. Agar menjadi pembicara yang profesional perlu melakukan persiapan, dan yang tak kalah pentingnya adalah melakukan latihan. Seseorang dapat menjadi pembicara yang handal karena banyak berlatih, kata-kata bijak mengatakan: bisa karena biasa. Selamat mencoba , semoga berhasil sebagai pembicara dan selamat berkarir.

0 komentar:

Post a Comment

Copyright © Anugrah Krisna Aji @ jokojowo.blogspot